Je größer, desto umfangreicher: Die Planung eines Events kann einschüchternd wirken, aber mit der richtigen Checkliste wird jeder Schritt überschaubar. Wir geben dir eine umfassende Übersicht an die Hand, die dir hilft, dein Event von der Konzeption bis zur Nachbereitung professionell und effizient zu organisieren. Egal, ob es sich um eine Konferenz, ein Firmenevent oder eine private Feier handelt – mit der Covento Checkliste bist du garantiert immer einen Schritt voraus.
Warum wir die Experten sind? Mit Covento arbeiten wir täglich an der führenden Event Management Software für Eigen- und Fremdpersonal. Buche, koordiniere und plane deine Mitarbeiter:innen mit Planungssoftware, Mitarbeiter-App und Marktplatz. Unsere Learnings und Erfahrung in der Eventbranche haben wir in diesem Blogpost zusammengefasst.
Übersicht: Unsere Checkliste für Planung und Durchführung
- Ziele festlegen: Klare, messbare Ziele sind entscheidend
- Budget planen: Realistisch und mit Puffer
- Veranstaltungsort wählen: Frühzeitig reservieren
- Programm gestalten: Interaktiv und abwechslungsreich
- Catering auswählen: Qualität und Vielfalt beachten
- Dienstleister finden: Qualität und Zuverlässigkeit sind entscheidend
- Event vermarkten: Vielfältige Kanäle nutzen
- Nachbereitung: Feedback einholen und analysieren
- Covento nutzen: Für eine effiziente Eventorganisation und Personalplanung
Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Eventplanung und hilft dir, ein unvergessliches Event zu gestalten.
1. Vor dem Event
Ziele und Konzept
- Ziele festlegen: Was soll mit dem Event erreicht werden?
- Zielgruppe definieren: Wer soll teilnehmen?
- Eventart bestimmen: Konferenz, Gala, Weihnachtsfeier usw.
Planung und Organisation
- Datum und Uhrzeit festlegen: Berücksichtige Feiertage und Schulferien.
- Budget planen: Alle Kostenpunkte erfassen und einen Puffer einplanen.
- Projektteam zusammenstellen: Rollen und Verantwortlichkeiten verteilen.
Location und Technik
- Veranstaltungsort auswählen: Größe, Lage und Ausstattung prüfen.
- Reservierung sichern: Frühzeitig buchen und Verträge prüfen.
- Technikbedarf klären: Audio, Video, Beleuchtung usw.
Programm und Inhalte
- Programmstruktur entwickeln: Vorträge, Workshops, Pausen.
- Referenten und Moderatoren buchen: Verträge und Anforderungen klären.
- Interaktive Elemente einplanen: Umfragen, Q&A-Sessions.
Catering und Ausstattung
- Catering-Anbieter auswählen: Menüoptionen und Serviceumfang festlegen.
- Mobiliar und Dekoration: Tische, Stühle, Bühnenbild.
- Namensschilder und Einlassbändchen vorbereiten: Für alle Teilnehmer.
Dienstleister und Partner
- Dienstleister buchen: Technik, Mobiliar, Dekoration.
- Sponsoren finden: Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Präsentation.
Marketing und Kommunikation
- Marketingplan erstellen: Social Media, E-Mail, Pressemitteilungen.
- Anmeldungen verwalten: Online-Registrierung und Ticketing.
- Teilnehmerkommunikation: Bestätigungen und Eventinformationen versenden.
2. Während des Events
Logistik und Ablauf
- Einlass organisieren: Check-in-Prozesse und Personal bereitstellen.
- Zeitplan überwachen: Pünktlicher Beginn und Ablauf der Programmpunkte.
- Technische Unterstützung: Vor Ort für alle Eventkomponenten.
Teilnehmerbetreuung
- Informationen bereitstellen: Programmhefte, Wegweiser.
- Feedbackmöglichkeiten anbieten: Umfragen, Feedback-Karten.
Interaktion und Engagement
- Networking fördern: Räume und Zeit für informellen Austausch.
- Live-Kommunikation: Social Media Walls, Live-Streams.
3. Nach dem Event
Nachbereitung und Analyse
- Feedback einholen: Von Teilnehmern, Referenten und Teammitgliedern.
- Erfolg messen: Ziele und KPIs überprüfen.
- Erlebnis dokumentieren: Fotos, Videos, Berichte.
Finanzielles und Abrechnung
- Kosten und Einnahmen analysieren: Budgetprüfung und Abschluss.
- Rechnungen und Zahlungen: Alle finanziellen Verpflichtungen klären.
Danksagungen und Follow-up
- Dankesnachrichten versenden: An Teilnehmer, Sponsoren und Dienstleister.
- Ergebnisse kommunizieren: Eventerfolge teilen.
Planung für zukünftige Events
- Erkenntnisse festhalten: Was hat gut funktioniert, was kann verbessert werden?
- Verbesserungen planen: Für das nächste Event.
Was ist bei der Eventplanung zu beachten?
Eventplanung ist der Prozess, bei dem man alle wichtigen Elemente eines Events festlegt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Dabei sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Zunächst musst du den Zweck und die Zielgruppe des Events bestimmen. Dies hilft dir, den gesamten Planungsprozess zu leiten und die wichtigsten To-Dos zu identifizieren.
Überlege, welche Art von Event du planst – ob es sich um eine Konferenz, ein Konzert oder eine Weihnachtsfeier handelt. Je nach Art der Veranstaltung variieren die Anforderungen. Eine strukturierte Planung ist entscheidend, um Unvorhergesehenes zu verhindern und eine erfolgreiche Veranstaltung sicherzustellen.
Eine Checkliste ist ein wertvolles Tool, um den Überblick nicht zu verlieren. Sie hilft dir, alle Aufgaben im Blick zu behalten und nichts zu übersehen. Nutze diese Checkliste regelmäßig, um deine Fortschritte zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Erfolgreiche Planung: So unterstützt Covento bei der Eventplanung
Covento ist die digitale Plattform für flexible Personalplanung und Eventmanagement. Mit Covento Planning behältst du die Kontrolle über alle Aspekte deines Events. Unsere 360° Connectivity ermöglicht eine reibungslose Buchung, Planung und Abrechnung.
Die Vento App bietet deinem Team die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen und nahtlos zu kommunizieren. Der Marketplace erleichtert die Suche nach den besten Dienstleistern für dein Event. Entdecke die führende Lösung für Events, die dir Zeit und Mühe spart.
Checkliste für die Personalplanung deines Events:
Hier ist eine detaillierte Checkliste für die Personalplanung bei Events, die dir hilft, alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen:
1. Vor dem Event
Personalbedarf ermitteln
- Veranstaltungsumfang analysieren: Größe und Art des Events bestimmen den Personalbedarf.
- Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Eventmanager, Techniker, Catering-Personal usw.
- Anzahl der benötigten Mitarbeiter festlegen: Je nach Veranstaltungstyp und -größe.
Personalrekrutierung
- Interne Ressourcen prüfen: Welche Teammitglieder können eingesetzt werden?
- Externe Dienstleister und Freelancer buchen: Bei Bedarf.
- Stellenprofile erstellen: Für offene Positionen klare Anforderungen definieren.
Schulung und Vorbereitung
- Mitarbeiterbriefing organisieren: Ziele, Ablauf und Besonderheiten des Events erläutern.
- Schulungen durchführen: Spezifische Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien schulen.
- Checklisten erstellen: Für jeden Aufgabenbereich, um Klarheit zu schaffen.
Arbeitszeiten und Schichten
- Arbeitspläne erstellen: Schichten und Pausen klar definieren.
- Überstundenregelungen festlegen: Im Vorfeld klären.
- Einsatzpläne kommunizieren: An alle Teammitglieder rechtzeitig verteilen.
2. Während des Events
Koordination und Kommunikation
- Ansprechpartner benennen: Für Fragen und unerwartete Situationen.
- Kommunikationskanäle einrichten: Handy, Walkie-Talkies, Messenger-Apps.
- Team-Meetings vor Ort: Regelmäßige Updates und Feedback-Runden.
Leistungsüberwachung
- Mitarbeiter vor Ort unterstützen: Bei Problemen schnell reagieren.
- Arbeitszeiten dokumentieren: Für spätere Abrechnungen.
- Flexibilität sicherstellen: Um auf unvorhergesehene Änderungen reagieren zu können.
3. Nach dem Event
Nachbereitung und Feedback
- Feedback einholen: Von Mitarbeitern und Dienstleistern zu Arbeitsbedingungen und -abläufen.
- Leistung bewerten: Was lief gut, was kann verbessert werden?
- Dankesbotschaften versenden: Anerkennung für das Engagement der Mitarbeiter.
Abrechnung und Verträge
- Arbeitszeiten und Leistungen überprüfen: Für die korrekte Abrechnung.
- Rechnungen und Zahlungen abwickeln: An externe Dienstleister und Freelancer.
Planung für zukünftige Events
- Erfahrungen dokumentieren: Lernpunkte und Best Practices festhalten.
- Verbesserungen planen: Für zukünftige Personalplanungen.
Diese Checkliste hilft dir, alle Aspekte der Personalplanung bei Events strukturiert zu organisieren, um einen reibungslosen Ablauf und ein erfolgreiches Event sicherzustellen.
Wie definiere ich klare Ziele für mein Event?
Klare Ziele sind entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Diese sollten messbar und spezifisch sein. Überlege dir, was du erreichen möchtest – soll das Event informativ, unterhaltsam oder interaktiv sein? Die Ziele beeinflussen viele Aspekte der Planung, einschließlich der Wahl des Veranstaltungsortes, des Programms und der Vermarktung.
Setze dir realistische Ziele, die du anhand von KPIs messen kannst. Dazu können Teilnehmerzahlen, Interaktionsraten oder Sponsoreneinnahmen gehören. Achte darauf, dass die Ziele zur übergeordneten Strategie deines Unternehmens passen.
Wie setze ich ein realistisches Budget fest?
Ein gut ausgearbeiteter Budgetplan ist unerlässlich, um kostspielige Überraschungen zu vermeiden. Beginne mit der Liste aller potenziellen Ausgaben: Miete der Location, Catering, Technik, DJ, Mobiliar und Dienstleister. Berücksichtige auch versteckte Kosten wie Versicherungen oder Lizenzgebühren.
Ein Puffer im Budget kann unvorhersehbare Ausgaben abfangen. Überlege, wie du bei Bedarf Kosten senken kannst, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Ein Plan B kann bei Ausfällen oder unvorhersehbaren Ereignissen wertvoll sein.
Was sind die Schritte zur Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes?
Der Veranstaltungsort beeinflusst maßgeblich den Erfolg deines Events. Beginne frühzeitig mit der Suche und berücksichtige Faktoren wie Lage, Größe und Ausstattung. Die Location sollte zur Art der Veranstaltung und der erwarteten Teilnehmerzahl passen.
Sichere dir die Location frühzeitig durch eine Reservierung. Achte darauf, dass der Ort gut erreichbar ist und über ausreichend Parkmöglichkeiten verfügt. Denke an die technischen Anforderungen und stelle sicher, dass alle benötigten Einrichtungen vorhanden sind.
Wie gestalte ich ein interessantes Programm?
Ein interaktives und abwechslungsreiches Programm hält die Teilnehmer engagiert und sorgt für ein unvergessliches Erlebnis. Überlege, welche Art von Inhalten für deine Zielgruppe am ansprechendsten ist. Workshops, Vorträge und Networking-Sessions sind beliebte Programmpunkte.
Stelle sicher, dass das Programm gut strukturiert ist und genügend Pausen bietet. Ein detaillierter Zeitplan hilft dir, den Ablauf zu koordinieren und den Überblick zu behalten. Denke auch an die Möglichkeit, ein virtuelles oder hybrides Event durchzuführen, um eine breitere Zielgruppe zu erreichen.
Welche Rolle spielt das Catering bei Events?
Catering ist ein zentraler Bestandteil jedes Events und kann das Gesamterlebnis erheblich beeinflussen. Wähle ein Menü, das zur Art des Events und den Vorlieben der Teilnehmer passt. Eine abwechslungsreiche Speisekarte, die vegetarische und vegane Optionen umfasst, ist oft eine gute Wahl.
Arbeite mit einem professionellen Catering-Unternehmen zusammen, das Erfahrung mit Events deiner Art hat. Achte darauf, dass die Qualität des Essens und der Service den Erwartungen entspricht. Eine rechtzeitige Buchung des Caterings ist entscheidend, um Enttäuschungen zu vermeiden.
Wie finde ich die richtigen Dienstleister?
Die Wahl der richtigen Dienstleister kann den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Event ausmachen. Suche nach erfahrenen und zuverlässigen Anbietern, die Referenzen vorweisen können. Ob Technik, Mobiliar oder Dekoration – jede Komponente sollte sorgfältig ausgewählt werden.
Vergleiche mehrere Angebote und achte nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Qualität und Zuverlässigkeit. Ein persönliches Treffen mit potenziellen Dienstleistern kann helfen, die richtige Wahl zu treffen.
Was muss ich bei der Vermarktung meines Events beachten?
Die Vermarktung ist entscheidend, um Teilnehmer zu gewinnen und das Event bekannt zu machen. Nutze verschiedene Marketingkanäle wie Social Media, E-Mail-Marketing und Pressemitteilungen, um deine Zielgruppe zu erreichen. Eine frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation ist wichtig, um Interesse zu wecken.
Erstelle ansprechende Inhalte, die das Event hervorheben und potenzielle Teilnehmer ansprechen. Nutze interaktive Elemente, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann ebenfalls zur Reichweite und Finanzierung des Events beitragen.
Welche Bedeutung hat die Nachbereitung eines Events?
Die Nachbereitung ist ein oft übersehener, aber entscheidender Teil der Eventplanung. Sie bietet die Möglichkeit, den Erfolg der Veranstaltung zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen. Sammle Feedback von Teilnehmern und Dienstleistern, um Stärken und Schwächen zu identifizieren.
Ein Dankeschön an alle Beteiligten, sei es durch eine E-Mail oder ein kleines Geschenk, zeigt Wertschätzung und kann die Beziehung stärken. Plane auch die finanzielle Abwicklung und Berichterstattung ein, um einen klaren Überblick über die Kosten und Einnahmen zu erhalten.
Zusammenfassung: Unsere Checklisten für deine Firmenevents
Die Planung von Corporate Events kann eine herausfordernde Aufgabe sein, aber mit unseren Checklisten für deine Events wird die Veranstaltungsorganisation deutlich einfacher. Wir bieten dir die notwendigen Tools und Ressourcen, um sicherzustellen, dass dein Event unvergesslich wird. Du kannst unsere Checklisten kostenfrei herunterladen oder unserer App nutzen.
Die Planung erfordert ein gutes Timing und einen gut geplanten Vorlauf. Unsere Checklisten helfen dir dabei, alle Kontaktpunkte zu identifizieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Du kannst sowohl vor Ort als auch virtuell planen, je nach Veranstaltungsart und den Bedürfnissen deiner Stakeholder. Bei der Organisation eines größeren Events ist es wichtig, mehrere Personen einzubeziehen, um unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen und die Veranstaltung erfolgreich zu gestalten. Es gibt unzählige Möglichkeiten, ein Event zu gestalten, und unsere Checklisten bieten dir die nötige Flexibilität, um auf verschiedene Gründen zu reagieren und im Fall einer Verhinderung oder eines Problems schnell Anpassungen vorzunehmen.